De vraag is: wat doen bedrijven met de verkregen informatie? Niet zoveel als ze zouden kunnen of moeten doen. Volgens een recent rapport verliezen bedrijven in Europa potentieel miljarden euro’s als gevolg van incorrecte gegevens. Uit het rapport, dat is opgesteld door GS1 UK en de Cranfi eld School of Management, blijkt dat 80 procent van de gegevens van Britse bedrijven en hun leveranciers inconsistent is. Dit is een enorm hoog percentage, vooral gezien de investeringen in bedrijfssystemen en gezien vanuit het oogpunt van een groeiende cultuur van ‘lean management’, Six Sigma en andere kwaliteitsbewakingsprogramma’s.

Volgens een recent rapport verliezen bedrijven in Europa potentieel miljarden euro’s als gevolg van incorrecte gegevens

“Zoals we in dit rapport aantonen, speelt het probleem bedrijven constant parten,” zegt professor Alan Braithwaite van LCP Consulting en een van de opstellers van het rapport. “De kosten worden geraamd op € 240 miljoen per jaar, maar wij denken dat het om € 1.2 miljard kan gaan.” Gegevens kunnen moeilijk teruggevonden worden in systemen als ze niet correct zijn ingevoerd en de kosten van gemiste kansen kunnen de winst drukken. Verder leidt het herstellen en aanpassen van de situatie ook tot extra kosten. Maar hoe is dit mogelijk in de algemeen geaccepteerde ‘lean cultuur’ en ondanks de grote investeringen gedaan in IT?

“Lean management is nog niet doorgedrongen tot magazijnen,” aldus Braithwaite. “Magazijnen voelen de gevolgen van incorrecte gegevens aan den lijve – en als de kwaliteit heel slecht is, kan het probleem niet meer gemanaged worden.” De magazijnmeester zal misschien al z’n tijd investeren in het oplossen van de problemen, maar helaas is zijn of haar invloed in de rest van het bedrijf niet altijd even groot. De technologie waar bedrijven de afgelopen 10 jaar in hebben geïnvesteerd, heeft zonder twijfel tot grote veranderingen geleid, maar het is de vraag waarin is geïnvesteerd.

Waarom niet ERP?

“Bedrijven zijn vaak meer geïnteresseerd om hun fi nanciën en de inkoop met ERP (Enterprise Resource Planning) -systemen op orde te brengen,” zegt Martin Elliott, directeur van Savoye UK, een magazijnintegratiebedrijf dat met grote namen als Chanel, Amazon, Britvic en Next heeft gewerkt. “Hun eerste zorg is de facturering en btw; opslag en distributie hebben de laagste prioriteit. Hoeveel bedrijven hebben een vijfjarig businessplan en hoeveel hebben er tevens een businessplan voor opslag en distributie?”
Volgens Elliott moet er eerlijkheidshalve bij gezegd worden dat grote bedrijven, met hoge winstcijfers, aanzienlijk investeren in hun magazijnen en distributie – maar ook daar valt nog veel te verbeteren.

“Met effectieve gegevensbeheersystemen weet een bedrijf precies hoeveel SKU’s (stock keeping units) het heeft en hoeveel van ieder,” zegt hij. Dit is op zich niet bijzonder, maar een bedrijf moet verder gaan in zijn streven naar efficiëntie. “Hoe zit het met de ‘inpasbaarheid’, d.w.z. het vermogen van bedrijven om te waarborgen dat pakketten de juiste grootte hebben, goed in de vrachtwagens passen, enzovoort? Om het aantal vrachtwagens, de ritten van de vrachtwagens en de hoeveelheid verpakking te reduceren en tevens lege ruimtes op te vullen, zijn accurate gegevens nodig.” Bestaande systemen worden mogelijk niet goed gebruikt en de gehanteerde oplossingen zijn vaak ‘ouderwets’.

“Met effectieve gegevensbeheersystemen weet een bedrijf precies hoeveel SKU’s (stock keeping units) het heeft en hoeveel van ieder,”

“In veel warenhuizen en distributiecentra worden er meer arbeidskrachten aangetrokken om het probleem op te lossen,” zegt Elliott. “Dit leidt weer tot extra kosten en de efficiëntie neemt enorm af. De technologie is dus vaak wel aanwezig; het is een kwestie van hoe deze wordt gebruikt en hoe de overstap is gemaakt van een handmatig, op papier gebaseerd systeem naar een geautomatiseerd systeem. Training, service en onderhoud zijn essentiële gebieden die beter op elkaar afgestemd moeten worden.” Tony Leach, algemeen logistiek manager bij logistiekspecialist SBS Worldwide kijkt er anders tegenaan, maar erkent ook de omvang van het probleem.

Complexiteit van de aanvoerlijnen

“Bedrijven zijn over het algemeen zeer gefocust op hun klanten en kennen de directe bedrijfsprocessen goed,” zegt Leach. Nu steeds meer bedrijven importeren en de toeleveringsketen een complex, wereldwijd proces is geworden, wordt het probleem ten dele ondervangen door de logistiek aan gespecialiseerde bedrijven uit te besteden - maar deze moeten wel met dezelfde gegevens werken. “Over het algemeen zijn de gegevens op zich behoorlijk accuraat, maar worden ze niet correct gebruikt. Bij SBS worden de gegevens direct bij het invoeren van de inkooporder en in alle stadia van de toeleveringsketen meegenomen, of het nu om leveranciersmanagement, vervoersdiensten, inventarisbeheer, aanvullende diensten of eindafleveringen gaat.” SBS streeft naar continue verbetering van de efficiëntie en de kwaliteit van de gegevens, maar kan niet alles zelf doen.

“Evalueer de aanvoerlijnen en systemen met de klant om alle schakels in het proces met elkaar te verbinden en de gegevens zo goed mogelijk te gebruiken,” is het advies van Leach. Losse of inefficiënte schakels hebben negatieve gevolgen voor de business. “Zoals in ieder netwerk zijn overdrachtspunten de zwakste schakels in de aanvoerlijnen. Goederen, informatie en geld kunnen gedeeltelijk of helemaal zoekraken in het overdrachtsproces tussen dienstverleners.” Een van de applicaties van SBS is het gebruik van een op maat gemaakt softwareprogramma, eDC, voor uitgeverijen dat gebruik maakt van gegevensbeheer om kosten en levertijden te reduceren.

Effectief beheer van het intern transportpark

In Frankrijk heeft Cat Lift Trucks dealer Aprolis een nieuw gegevensbeheersysteem geïmplementeerd om het intern transportpark beter te beheren – wat van steeds groter belang is, omdat klanten een grotere flexibiliteit verwachten en er sprake is van een toename van kortetermijnverhuur. Met behulp van dit systeem heeft Aprolis een gestandaardiseerd rapportagesysteem voor intern transportparken ontwikkeld, dat tegelijkertijd rekening houdt met de bedrijfsgegevens en rapportagestijlen van de individuele klanten.

In het systeem zijn CRM (customer relationship management) en MMS (maintenance management) opgenomen. De derde applicatie is een managementsysteem dat een aantal verschillende functies heeft. Het managet alle activiteiten van de kortetermijnverhuur, waaronder de planning voor het verhuren van apparatuur, het beheer van de verhuurregistratie en -verwerking, het klaarmaken van voertuigen, transport en
prijsmanagement. Ook managet het systeem het intern transportpark op lange termijn, waaronder de financiële contracten met de klant of externe huurder, servicecontracten, de controle van het intern transportpark en de hiermee gepaard gaande interne rapporteringsmodules. De klanten van Aprolis komen vooral uit de industriële, logistieke en distributiesector. Het bedrijf stelt rapporten en staten op, beheert contracten en urenstanden, houdt financieel toezicht op de facturering en verricht prestatieanalyses. Correcte gegevens zijn hierbij uiteraard van essentieel belang, zowel om het intern transportpark goed te beheren als om nieuwe kansen te identificeren en te benutten.

Cat Lift Trucks dealer Aprolis een nieuw gegevensbeheersysteem geïmplementeerd om het intern transportpark beter te beheren – wat van steeds groter belang is, omdat klanten een grotere flexibiliteit verwachten en er sprake is van een toename van kortete rmijnverhuur.

“In ons streven naar accurate gegevens stuitten we op een aantal problemen,” zegt Emmanuel Dartis. Hij onderscheidt de volgende drie categorieën. “De eerste is consolidatie van gegevens uit verschillende informatiesystemen. De tweede is het delen van alle of een deel van de gegevens met partners, die mogelijk met verschillende systemen werken. De derde is de continue inspanning om de gegevens in ieder systeem zo accuraat mogelijk te houden en de invoerprocedures van de beschikbare gegevens te automatiseren met het oog op volledig dynamische rapporteringsmodules.” Aprolis heeft alle operationele afdelingen (sales, boekhouding en diensten) bij de ontwikkeling betrokken. De IT-afdeling is verantwoordelijk voor het identificeren, organiseren, creëren, updaten en valideren van de gegevens die nodig zijn om toezicht te houden op de bedrijfsoperaties. Bij dit proces zijn ook partners betrokken. Daarnaast heeft iedere afdeling van Aprolis een coördinator aangesteld die tot taak heeft om de kwaliteit van de gegevens in het systeem te bewaken. Niet elk probleem kan opgelost worden met behulp van software, maar één ding is zeker: de kostenbesparingen als gevolg van het verzamelen, managen en gebruiken van accurate gegevens zijn enorm, met name op het gebied van magazijn- en logistiek management