We kennen allemaal de volgende situatie. Een betrouwbare medewerker slaagt met vlag en wimpel voor zijn opleiding, maar laat alles los zodra hij in zijn werkomgeving wordt losgelaten. De prestaties nemen af en de schade begint voelbaar te worden. In een werkomgeving waar heftrucks rondrijden, kan het bovenstaande ook letterlijk worden opgevat. Personeel of bezoekers kunnen gewond raken, goederen, magazijnstellingen of machines worden beschadigd – of erger.

“Natuurlijk gebeuren dit soort zaken op de meest onfortuinlijke momenten, zoals tijdens de Kerst drukte of tijdens de vakanties in de zomer wanneer de helft van je personeel op vakantie is. Het hoort er allemaal bij,” volgens David Allison van de Britse Forklift Truck Association. “Om dit
te voorkomen, is het noodzakelijk om de juiste management systemen en goede supervisie geregeld te hebben. Anders gebeurt er vroeg of laat een kostbaar incident.”

“...Een betrouwbare medewerker slaagt met vlag en wimpel voor zijn opleiding, maar laat alles los zodra hij in zijn
werkomgeving wordt losgelaten. De prestaties nemen af en de schade begint voelbaar te worden.”

Wat is dan een goed veiligheidsmanagement systeem en waar kunnen we dit in werking zien? Volgens ARBO specialist Micheal Collier, die met dit soort systemen heeft gewerkt bij DHL en TDG, en ook bij retailers als Safeway, Morrisons en Argos, kan een goed veiligheidssysteem alleen slagen als het ook in het algemeen beleid verankerd zit.
Gedragen en ondersteund door de top, moet er een duidelijke hiërarchie aan verantwoordelijkheden zijn waarbij een veiligheidsmanager inbegrepen moet zijn en tevens alle lagen van het management aangaat. Uiteindelijk, echter, zijn het de voormannen of supervisors op de werkvloer die werkelijk zien wat er speelt en dus moet de bewaking van de veiligheidsnormen vooral bij deze personen liggen.

“Uiteindelijk, echter, zijn het de voormannen of supervisors op de werkvloer die werkelijk zien wat er speelt en dus moet de bewaking van de veiligheidsnormen vooral bij deze personen liggen.”

Supervisors moeten over een serie bekwaamheden beschikken en dat begint met een goed begrip van wat veiligheid exact inhoudt. “Onze eerste lijnmanagers gaan op een uitgebreide cursus omtrent Arbo technische zaken en volgen dat dan op met een heftruckopleiding zoals wij die ook aan onze eigen chauffeurs geven. Zo weten zij exact waar zij op moeten letten,” aldus Collier.

Deze kennis zal niet effectief blijken als zij ook daadwerkelijk zelf kunnen ingrijpen. “Supervisie moet gepaard gaan met gedelegeerde verantwoordelijkheden,” volgens Allison. “De supervisor moet het gezag meekrijgen om onmiddellijk in te kunnen grijpen.

Er zal een balans moeten zijn tussen bestraffing en beloning. “Het opvolgen van veiligheidsnormen kan niet worden opgelegd, de medewerker moet er ook zelf het nut van inzien,” dringt Roger Bibbings, veiligheidsadviseur bij de RoSPA (Royal Society for the Prevention of Accidents), aan. En dan komt het vooral of de zogenaamde ‘softe’ vaardigheden aan, zoals het luisteren naar mensen, het motiveren, hulp bieden bij het nemen van beslissingen enzovoorts.” Helaas worden dit soort zaken maar zelden meegenomen tijdens de trainingen.

Maar al te vaak wordt een supervisor direct vanaf de werkvloer bevorderd op een vrijdagmiddag, krijgt zijn overhemd en stropdas in het weekend en wordt vanaf maandag verwacht dat hij een managementrol kan vervullen. “Dat is natuurlijk belachelijk,” zegt Collier.

“Zij moeten onderwezen worden in het effectief aansturen van personeel. Ik heb vaak de nadruk gelegd op dit punt bij de organisaties waar ik werkzaam was. Vandaag de dag is er continu training beschikbaar voor onervaren, net aangestelde managers.”
Hoger in de organisatie moeten de managers het besef hebben dat veiligheid en professionaliteit meer oplevert dan snelheid en risico’s nemen. Het kiezen van de juiste KPI’s (key performance indicators) kan dit bevorderen en tevens de vooroordelen wegnemen die zo vaak op dit niveau voorkomen. De meting van benodigde tijd, bijvoorbeeld, moedigt hoge snelheden en onverantwoord aansnijden van bochten aan terwijl het meten van kostenbesparingen dankzij minder incidenten juist goed gedrag aanmoedigt en nadruk legt op de prestaties.

“Hoger in de organisatie moeten de managers het besef hebben dat veiligheid en professionaliteit meer oplevert dan snelheid en risico’s nemen.”

Niets blijft altijd hetzelfde in een werkomgeving. Personeel, ruimtelijke indelingen, producten en taken veranderen continu. Eén van de meest effectieve methoden voor het bewaken van de veiligheid in veranderende omstandigheden is het analyseren van ongelukken en het reduceren van risico’s. Een periodieke keuring van de stellingen en de voertuigen moet voldoende informatie opleveren over eventuele aanrijdingen. Technologische oplossingen kunnen ook dit soort informatie verschaffen. Maar volgens Bibbings kan deze technologie alleen effectief zijn als de chauffeurs bij de implementatie betrokken worden en niet als een middel om mensen te straffen voor een slechte prestatie.

De meest vooruitstrevende bedrijven hebben hoogst effectieve systemen geïntroduceerd waarbij chauffeurs elk (bijna) ongeluk registreren en dan betrokken worden in het proces van de risico eliminatie. Als chauffeurs fouten durven toe te geven en daar baat bij hebben, dan is dat veel effectiever als wanneer zij bang zijn om gestraft te worden. Dit moet gepaard gaan met een fikse bestraffing als men schade niet rapporteert.

In een bepaald bedrijf,” zo legt Collier uit,” beloonden we de registratie van bijna incidenten met deelname aan een maandelijkse loterij met een extra vakantiedag als hoofdprijs. In een ander bedrijf ontwierpen we een andere aanpak. We moedigden iedereen aan om vooral zoveel mogelijk schade te vermijden.
Daarna berekenden wij de besparingen die dit had opgeleverd en verdeelden we deze kosten op 50-50 basis tussen het personeel van de werkvloer en het bedrijf. Een pure win-win situatie. De mensen ontvingen een bonus tijdens de kerst en deze aanpak werkte uitstekend.”

Verschillende managementniveaus zijn betrokken bij de analyse van de incidenten, maar ook hier zijn de supervisors de meest aangewezen personen om een incident grondig te besturen en de uiteindelijke oorzaak te bepalen. Vervolgens kunnen stappen worden genomen om de werkomgeving of het gedrag veiliger te maken. In de meeste gevallen hoeft de remedie geen kostbare zaak te zijn. Kleine maatregelen die gericht zijn op een specifiek probleem, zoals spiegels waarmee je om de hoek kunt kijken, kunnen een wereld van verschil maken.

Elke werkomgeving is natuurlijk anders, maar in veel gevallen kunnen risico’s en de kans op menselijke fouten gereduceerd worden. “In alle situaties waarin ik gewerkt heb, hebben wij de maximale rijsnelheid van de heftruck verlaagd. We hebben ook beperkingen in de hoogte aangebracht zodat heftrucks alleen kunnen rijden met een last als de vorken niet hoger dan circa 30 cm van de vloer zijn ,” volgens Collins.
“Daarnaast wordt een veilige last bepaald door de computer en we zorgen ervoor dat leveranciers de producten in vooraf bepaalde hoeveelheden en op de juiste pallets aanleveren en dan ook nog omwikkeld in folie. Wij bepalen afmetingen en gewichten. Met deze aanpak van de leveranciers kunnen onze heftruckchauffeurs de lasten veilig en snel wegzetten op de juiste locatie.”

“Elke werkomgeving is natuurlijk anders, maar in veel gevallen kunnen risico’s en de kans op menselijke fouten gereduceerd worden.”

In de meeste werkomgevingen is veiligheid een zaak van continu verbeteren. Maar soms heeft een management proces een grondige herziening nodig. In dat geval moet echt strategisch leiderschap van de top komen. “Het is hard werken als je in een omgeving zit die voorheen niet goed aangestuurd werd.
Je moet dan door een veranderingsproces heen.” zegt Collier. “Soms moet je anders zijn en soms onaardig en soms moet je keer op keer de boodschap overbrengen totdat de boodschap juist overkomt en alles goed is begrepen. Uiteindelijk zal je zegevieren en als je sterk genoeg bent om dat te doen dan zullen ook je managers beter functioneren.”
Het resultaat is de moeite waard. Een verhoogde veiligheid brengt zonder twijfel een verbeterde productiviteit en winstgevendheid en minder werkstilstand en dat zijn natuurlijk geweldige bijproducten.