Is vertrouwen niet ontzettend grillig? Slechts enkele maanden geleden zagen we in heel Europa managers van producenten en detaillisten tekenen van toegenomen vertrouwen geven, mede gebaseerd op gegroeide orderportefeuilles en toegenomen productie. Vandaag de dag is het mondiale herstel even gestagneerd. Europa is teruggegaan naar een inkrimping voor het eerst in twee jaar en de vooruitzichten zijn niet zo goed.

“De toekomstgerichte indicatoren, vooral de toegenomen krimp in new business en het dalende vertrouwen voor het komende jaar in de dienstensector, vergroot de kans op verdere inkrimping in de komende maanden,” vertelt Chris Williamson, chief economist bij de leverancier van wereldwijde financiële informatie, Markit. Dus als de kostenbespaarders aan de slag moeten in het intern transport, waar kan dan winst behaald worden zonder dat dat ten koste gaat van de veiligheid en de kosteneffectiviteit?

“De toekomstgerichte indicatoren, vooral de toegenomen krimp in new business en het dalende vertrouwen voor het komende jaar in de dienstensector, vergroot de kans op verdere inkrimping in de komende maanden.”

Tom Broeder, manager sales bij Crepa in Nederland, gelooft dat bij veel bedrijven besparingen van 10-15% kunnen worden gerealiseerd door simpelweg de uitgaande en inkomende rijroutes van de heftrucks goed te coördineren.
“We zien vaak dat heftruckchauffeurs slechts één taak toebedeeld krijgen en dat zij dat zo goed mogelijk proberen te doen,” legt hij uit. “Echter, als elke keer bijvoorbeeld een vracht is afgeleverd bij een docking station, dan zou het toch mooi zijn als dezelfde chauffeur ook weer een andere lading kan oppikken en die weer naar het magazijn kan vervoeren om opgeslagen te worden. Door dit soort combinaties wordt het aantal ritten per dag behoorlijk gereduceerd.” Dit levert een besparing in brandstof op, maar het kan tevens betekenen dat er misschien minder heftrucks of chauffeurs nodig zijn op de in- en uitslagwerkzaamheden.

Het proces kan verder verfijnd worden door de ontvangsten en uitgaande stromen op elkaar af te stemmen zodat pieken worden geëlimineerd. “Een bedrijf met 10 heftrucks dat regelmatig met piekwerkzaamheden te maken heeft, zal waarschijnlijk slechts 7 van die trucks regelmatig gebruiken. Als de pieken tussen aanvoer en uitlevering worden gladgestreken door een betere planning, dan zou het zo maar kunnen zijn dat zij toekunnen met 2 of 3 heftrucks minder en waarschijnlijk dus ook met minder mankracht.”

Dit systeem moet wel aan drie eisen voldoen om te kunnen slagen. Om te beginnen moeten inkomende en uitgaande goederen een langere doorlooptijd krijgen zodat het magazijn de tijd krijgt om de afstemming voor elkaar te krijgen en de pieken en dalen eruit te krijgen. Ten tweede, is er een grote bufferruimte nodig bij de ophaal- en afleverzones zodat orders kunnen worden klaargezet. Ten derde, is er een bepaald systeem nodig om de planning te kunnen maken. Voor kleinere bedrijven kan dit nog wel via een spreadsheet, maar in de grotere bedrijven is een WMS (warehouse management systeem) onmisbaar omdat het zorgt voor de meest ideale afstemming van de in- en uitgaande heftruckbewegingen en dat gebaseerd op informatie uit de verkoop en de rest van de organisatie.

Het grootste struikelblok bij deze coördinatie, volgens Broeder, is de aanwezige bedrijfscultuur. Het magazijn wordt vaak als een pure kostenpost gezien en zowel de verkoop als de inkoop willen op hun wenken bediend worden. Het is daarom belangrijk dat vanuit een breed perspectief moet worden gekeken om het magazijn, verkoop en inkoop op elkaar af te stemmen en wat de resultaten daarvan kunnen zijn. Vanuit dit nieuwe inzicht kan een nieuwe verkoop- en inkoop afstemmingsstrategie worden ontwikkeld, die alle elementen in balans zal houden teneinde het beste resultaat te kunnen boeken. Uiteindelijk kan de efficiency van het magazijn mede worden bepaald door de relaties met klanten en leveranciers.

“Het magazijn wordt vaak als een pure kostenpost gezien en zowel de verkoop als de inkoop willen op hun wenken bediend worden. Het is daarom belangrijk dat vanuit een breed perspectief moet worden gekeken om het magazijn, verkoop en inkoop op elkaar af te stemmen en wat de resultaten daarvan kunnen zijn.”

Natuurlijk wil de afdeling verkoop de afspraken met langdurige klanten niet graag veranderen. Maar in veel gevallen is er ruimte om langere levertijden af te spreken, vooral als dan een gedeelte van de besparingen kan worden doorgegeven als korting. “Het is inderdaad in sommige markten niet mogelijk om klanten langer op hun goederen te laten wachten – tijd is immers geld. Maar als je het niet bespreekt met de klant, dan zal je nooit weten wat er mogelijk is,” aldus Broeder.

Broeder heeft nog een interessante suggestie. “Wij zien vaak dat magazijnen worden ontwikkeld om zoveel mogelijk palletplaatsen te herbergen, hetgeen leidt tot smallere gangpaden. Als een heftruckchauffeur moeilijk kan manoeuvreren in de beschikbare ruimte, dan kan schade ontstaan aan de heftruck, de stellingen en het product. Dit kost tijd en geld en gaat ten koste van de veiligheid,” volgens Broeder. “Naar onze mening is het beter om enkele palletplaatsen op te geven en zodoende bredere gangpaden te creëren voor een eenvoudigere, snellere en veiligere verplaatsing.”

Volgens David Ellison van de Britse Forklift Truck Association geldt dat hoe langer een heftruckvloot in gebruik is, des te groter de kans op gewijzigde omstandigheden en daarom waarschijnlijk een lagere efficiency en kosteneffectiviteit. “Eén van de beste dingen die je kan doen is een check of audit laten maken van je heftruckactiviteiten. Je kan mogelijkheden om geld te besparen ontdekken of er zal ergens extra geld in moeten worden geïnvesteerd.” In ieder geval kan je de financiële mogelijkheden bekijken voor een investering in efficiencyverhoging.

“Naar onze mening is het beter om enkele palletplaatsen op te geven en zodoende bredere gangpaden te creëren voor een eenvoudigere, snellere en veiligere verplaatsing.”

Het besparen van kosten kan in veel gevallen al worden bereikt door het bijbrengen van zuiniger rijden en het zorgen voor goed magazijnmanagement. “Je kan proberen kortere routes te creëren door het verminderen van het aantal stappen in een taak of het wijzigen van de locaties plekken voor inkomende- of uitgaande goederen,” vervolgt Ellison. Dit geldt ook voor het reduceren van risico’s of obstakels. Het rijden om beschadigde pallets of andere rommel heen kost alleen maar tijd en brandstof en verhoogt de kans op vertragingen. Het snijden in kosten moet wel met beleid gebeuren. Er zijn verleidelijke mogelijkheden die op de lange duur tot serieuze en langdurige problemen kunnen leiden. De controles die aan het begin van de werkdag door de chauffeur worden uitgevoerd, zijn bedoeld om gebreken en problemen met de heftruck te ontdekken en moeten niet ingekort worden. “Als er hydraulische olie gelekt heeft of beschadigingen aan de banden of problemen met de vorken worden geconstateerd, dan kan dat nog eenvoudig worden hersteld,” zegt Ellison. “Maar als een heftruck het begeeft met een geheven mast op enkele meters hoogte, dan heb je pas echt een probleem.”

Training is noodzakelijk voor veilig en efficiënt heftruckgebruik. Elke poging om te korten op beginnersopleidingen, bijscholingen voor verschillende machines of supervisor training zal snel leiden tot minder effi ciënt rijgedrag, meer schade aan de stellingen en goederen of zelfs verwondingen voor het personeel en dus uiteindelijk meer kosten voor de onderneming. “Ik moet toegeven dat veel bedrijven regelmatig opfriscursussen geven zodat zij van dit probleem geen last zullen hebben.” Door regelmatige controle, beoordeling en verslaglegging van het rijgedrag zal je volgens Ellison te weten komen wie er op een extra cursus dient te gaan of een lichte bijspijkering nodig heeft. “Als je een beperkt budget hebt, dan moet je ervoor zorgen dat het geld wordt uitgegeven aan die personen die er het meeste baat bij hebben.” Het is verleidelijk om gepland onderhoud uit te stellen of om goedkope brandstof te gebruiken, maar dit zal ten koste gaan van de effi ciency van de motor. Brandstofkosten zullen zelfs stijgen of de heftruck kan vaker gebreken vertonen. Evenzeer is het bewust laten verslappen van veiligheidsprocedures om tijd te winnen gevaarlijk en ongelukken zijn nu eenmaal erg kostbaar.

“Als je een beperkt budget hebt, dan moet je ervoor zorgen dat het geld wordt uitgegeven aan die personen die er het meeste baat bij hebben.”

Ellison besluit met een advies voor bedrijven die uitzendpersoneel inhuren om pieken op te kunnen vangen. “Het is natuurlijk prima als zij gestuurd worden door een goed uitzendbureau. Zo niet, dan bestaat de kans dat de chauffeurs helemaal geen opleiding hebben gehad of niet de juiste opleiding hebben genoten. Dus controleer altijd achtergronden van nieuwe kandidaten en dat zij bekwaam zijn.”
Broeder concludeert met: “Het belangrijkste is dat men blijft nadenken – analyseer elke zet en calculeer de gevolgen voor de kosten of het resultaat. Als bedrijven dat blijven doen, dan kunnen belangrijke besparingen worden gerealiseerd.”

Top tien van verkeerde besparingen - altijd vermijden:

• Verminderen van de controles aan het begin van de dag
• Verminderen van onderhoud
• Bezuinigen op opleidingen
• Makkelijk toestemming geven om een truck te mogen besturen
• Personeel ongescreend aan de werk zetten
• Verslappen van controles op de laadperrons
• Geen focus meer op de toepassing van de beste praktijken
• Gebruiken van ongeschikte apparatuur
• Gebruik van lage kwaliteit brandstof
• Coulant zijn bij het negeren van de wandelpaden